في حال تم الإتفاق على بيع المنتج بين البائع (المُصدِّر) والمشتري (المستورد) من السوق الأجنبي، يجب على البائع إصدار الفاتورة التجارية كجزء من عملية البيع، حيث تعتبر الفاتورة التجارية وثيقة صادرة عن البائع للمشتري يذكر فيها اسم، ونوع وكمية وقيمة السلعة المباعة، ويجب إرسال أصل «الفاتورة التجارية » للمشتري كجزء من عملية البيع. كما أنها تعد أحد متطلبات التخليص الجمركي المحلية والأجنبية على حد سواء، علماً أن بعض جمارك الدول المستوردة تطلب التصديق على «الفاتورة التجارية »، ومن الممكن تصديقها عن طريق فروع الغرف التجارية السعودية.

إصدار شهادة المنشأ

الموافقات الإضافية لمتطلبات التصدير

إثبات دفع القيمة

التأمين على الشحنة

في هذه الخطوة يتم التجهيز والحجز للشحنة مع ناقل من إحدى خطوط الملاحة، وعند تأكيد الحجز من قبل خط الملاحة، سيحصل المُصدَّر على مستند إذن استلام الحاوية؛ وهو مستند يحتوي على معلومات تتعلق برقم الحاويات المحجوزة، وعددها، ونوعها. وبناء على هذا المستند، تتكفل شركة النقل البري باستلام الحاويات ونقلها بالنيابة عن المُصدِّر إلى موقع تحميل الشحنة للمُصدِّر سواء كان مستودع، مصنع، إلخ. من أجل بدء عملية التحميل.

في حالة شحن المنتجات باستخدام حاويات النقل البحري، سيتم الطلب من المُصدِّر تحميل الحاوية بالشحنة (يرجى ملاحظة أن هناك طرق مختلفة لتحميل السلع بناءً على وسيلة النقل المستخدمة)، وبعد حجز الشحنة يتم استلام الحاويات من الساحة الخاصة بخطوط الملاحة وتسليمها إلى موقع تحميل المُصدِّر (مستودع، مصنع... إلخ.) وذلك لإتمام تحميل الشحنة وإغلاق الحاوية بالختم كما ينبغي على المُصدِّر تسجيل رقم أختام الحاويات التي يتم تزويدها خطوط الملاحة لكي يتم ذكرها في بوليصة الشحن )سوف يتم التحدث عن بوليصة الشحن في الخطوة 11، (علماً بأنه لا يمكن فتح الختم إلا إذا تم كسره ) ، ويتم ذلك في حالة طلب الجمارك فتح الحاوية لغرض التفتيش، حينها يتم استبداله بختم آخر جديد بديلاً للسابق المستخدم أثناء التحميل، وهنا ينبغي على المُصدِّر تعديل رقم الختم الجديد في بوليصة الشحن، مع العلم بأن أرقام ختم الحاويات تعتبر ذات أهمية للمشتري إذ سيتم التحقق منها مع ما هو مذكور في بوليصة الشحن في بلد الوصول والتأكد أنه لم يتم فتح الحاوية أثناء النقل من ميناء المغادرة للمُصدِّر.

بعد تحميل البضائع في الحاوية، يجب على المُصدِّر إصدار بيان التعبئة، وهو مستند يحتوي على تفاصيل البضاعة، وعددها، ووزنها، علماً بأنه يتم تسليم بيان التعبئة باللغة العربية للجمارك السعودية أثناء التخليص الجمركي، وأيضاً يتم إرسال بيان التعبئة للمشتري، وقد تطلب بعض جمارك الدول المستوردة التصديق على بيان التعبئة، ويمكن تصديقها عن طريق فروع الغرف التجارية السعودية.

تلقي البيان من الناقل

يقوم ناقل خطوط الملاحة بتجهيز البيان الخاص بالسفينة وتفاصيل شحنة الحاويات التي سوف تكون على متن هذه السفينة، ومن ثم يتم إرسال البيان خلال (Saudi EDI) ، لذلك يجب على المصدر إرسال تفاصيل الشحنة للناقل لكي يتم إدخالها في بيان السفينة، كما يجب أن تحتوي تفاصيل الشحنة على اسم المُصدِّر وعنوانه، واسم المستورد وعنوانه، إضافةً إلى تفاصيل السلعة، كنوعها، وكمياتها، ووزنها. وفي حال إنهاء الناقل لبيان السفينة، فإن عليه إصدار بيان الشحنة للمُصدِّر، والذي يقدمه بدورهِ إلى الجمارك لأغراض التخليص الجمركي. لذلك يجب التأكد من توفير كافة تفاصيل الشحنة للناقل وذلك قبل سبعة أيام من وصول السفينة إلى ميناء المغادرة، عدا ذلك سيكون من الصعب للشحنة اللحاق بحجز السفينة، ويتم تأجيل الشحنة لتكون على متن السفينة القادمة.

حالما يتم الحصول على بيان الشحنة، يرسل المُصدِّر هذا البيان إضافة إلى مستندات الشحن الأخرى للمخلص الجمركي، وذلك للبدء في إجراءات التخليص الجمركي. علماً بأن من متطلبات الجمارك السعودية للتخليص الجمركي مايلي؛ الفاتورة التجارية، وشهادة المنشأ، وبيان الشحنة وأيضاً بيان تعبئة باللغة العربية بحيث يكون مصدق من أحد فروع الغرفة التجارية السعودية. ومن المفيد التذكيرهنا أنه إذا كان المُصدِّر يتعامل لأول مرة مع المخلص الجمركي، فإنه يجب تفويضه بخطاب تفويض، ونسخة من السجل التجاري لكي يتسنى له التخليص الجمركي للشحنات الخاصة بالمُصدِّر.

بعدما يتم التحقق عن طريق الجمارك من جميع الوثائق واستيفائها، تصدر الجمارك الفسح الجمركي. حيث يؤذن للشحنة بدخول الميناء وتكون جاهزة للتفتيش. وبعد إتمام عملية التفتيش، يتم إصدارالبيان الجمركي وتكون الشحنة أتمت متطلبات التخليص الجمركي، حينها يقوم المخلص الجمركي باستخدام البيان الجمركي لكي يتسنى لشركة الشحن والتفريغ في ساحات الميناء تحميل الحاويات على متن السفينة.

بوليصة الشحن مستند صادر عن الناقل بعد إبحار السفينة، يحتوي هذا المستند على تفاصيل المُصدِّر(الشاحن) والمرسل إليه (المشتري) وتفاصيل البضائع المشحونة، تستخدم بوليصة الشحن كإثبات بأن الشحنة غادرت وكانت محملة على متن السفينة، لذلك يجب على المُصدِّر الإهتمام بهذه البوليصة وتوفير المعلومات المطلوبة للناقل لكي يتم إصدارها للمصدر، وهو بدوره يرسلها للمشتري الذي سيعتبر مالكاً للشحنة بمجرد حصوله على بوليصة الشحن. لذلك، يجب عدم إرسال بوليصة الشحن إلا في حال نفذ المشتري عملية الدفع، أو كان هناك إتفاق مسبق على شروط الدفع مع المشتري.